Nowy etap fakturowania – co warto wiedzieć o KSeF
Czym jest KSeF?
KSeF to centralny system informatyczny uruchomiony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia wystawianie, przesyłanie oraz odbiór tzw. faktur ustrukturyzowanych. System pozwala na jednolite przesyłanie faktur w formacie XML, nadawanie im numerów referencyjnych, magazynowanie dokumentów oraz integrację z programami księgowymi.
Od kiedy system będzie obowiązkowy?
Obecnie udział w KSeF jest dobrowolny, jednak ustawodawca przewidział harmonogram wdrożenia obowiązku:
od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podmiotów (obroty powyżej 200 mln zł w 2024 r.)
od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców - dla najmniejszych podatników (sprzedaż do 10 000 zł miesięcznie) obowiązek może być odroczony do 1 stycznia 2027 r.
Dla kogo obowiązek i jakie wyjątki?
KSeF będzie obowiązywał większość podatników VAT działających w Polsce, jednak są wyjątki: - podatnicy, którzy nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski, w określonych sytuacjach. - faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – w tym zakresie system może być stosowany dobrowolnie.
Jak działa proces fakturowania w KSeF?
Proces obejmuje kilka kroków:
Przygotowanie merytoryczne faktury (dane sprzedawcy, nabywcy, opis, kwoty, stawki VAT) zgodnie ze schematem.
Utworzenie pliku XML zgodnego z wymaganym wzorem.
Autoryzacja użytkownika w systemie KSeF (np. podpis elektroniczny, token).
Wysłanie faktury do KSeF – system weryfikuje poprawność i nadaje numer referencyjny.
Po poprawnym przesłaniu faktura jest dostępna dla odbiorcy – może być pobrana i zaimportowana do jego systemu księgowego.
Główne korzyści dla przedsiębiorców
Korzystanie z KSeF już teraz przynosi realne korzyści:
mniejsza odpowiedzialność za archiwizację faktur – system przejmuje ten obowiązek.
uproszczenie procesu – brak obowiązku generowania plików JPK_FA na żądanie.
możliwość szybszego zwrotu podatku VAT (skrót z 60 do 40 dni).
większa automatyzacja – dane w jednolitym formacie ułatwiają księgowość i zmniejszają możliwość błędu.
Wyzwania i kwestie do uwzględnienia
Wdrożenie KSeF wymaga uwagi w kilku obszarach:
konieczne dostosowanie programów fakturowych/księgowych do formatu XML oraz integracja z systemem.
zapewnienie odpowiednich uprawnień – przedsiębiorca może wskazać biuro rachunkowe lub konkretne osoby, które będą wystawiały faktury w jego imieniu.
dokładne przestrzeganie terminu wystawienia – w KSeF faktura ustrukturyzowana uznawana jest za wystawioną w dniu wysłania do systemu.
przejście z obecnych rozwiązań (PDF, papier) na obowiązkowy system ustrukturyzowany – wymaga zaplanowania wewnątrz firmy.
Co dalej? Jak przygotować się praktycznie?
Aby być gotowym na wejście obowiązku KSeF, warto w firmie i w biurze rachunkowym przeprowadzić następujące kroki:
przeanalizować, czy posiadany program fakturowy wspiera KSeF i płynnie integruje się z jego API.
ustanowić procedury wystawiania faktur w nowym systemie – kto je tworzy, w jakim formacie, kto nadzoruje.
zweryfikować kwestie archiwizacji – choć system przejmuje odpowiedzialność, trzeba ustalić wewnętrzne zasady.
przeszkolić zespół księgowy i sprzedażowy, by wiedzieli, co się zmienia i jakie dane będą wymagane w fakturze ustrukturyzowanej.
rozważyć dobrowolne rozpoczęcie korzystania z KSeF już teraz, by stopniowo przyzwyczaić się do nowych standardów i skorzystać z korzyści wcześniej.
Podsumowanie
Wdrożenie KSeF to istotna zmiana w polskim obrocie gospodarczym – przejście z tradycyjnych faktur na jednolity, centralny system fakturowania. Choć obowiązek pojawi się dopiero w 2026/2027 roku, to już dziś warto podjąć działania przygotowawcze. Dzięki temu przedsiębiorcy i księgowości mogą zyskać większą automatyzację, oszczędność oraz lepszą kontrolę nad procesem fakturowania.